سازمانهاي مجازي
تغييرات گسترده امروز، تجديدنظر در ساختارهاي سازماني را اجتنابناپذير كرده است.در سازمانهاي مجازي، واگذاري فعاليتها به سازمانهاي ديگر و تامين خدمات و كالا با همكاري واحدهاي خارجي بسيار رايج است. در عصر حاضر، پارامتر بازدارنده فاصله و مليت ميان توليدكننده و مشتري از ميان برداشته شده است. سازمان مجازي، سازمان جديدي است كه متناسب با شرايط محيطي آينده طراحي شده است.تكنولوژيهاي ارتباطي باعث دگرگوني در بازار و تمايلات مشتريان شده است.
●چكيده
«سازمان مجازي» نوع جديدي از سازمانهاي آينده را معرفي ميكند. ساختار اين سازمانها به صورت واحدهاي كوچك، خودكفا و منعطف، همراه با سيستمهاي ارتباطي پيشرفته است. در سازمانهاي مجازي، اين واحدهاي كوچك و خودكفا به ياري سيستمهاي ارتباطي و اطلاعاتي كه به سرعت اعجابآوري درحال پيشرفت هستند، با يكديگر پيوند خورده و شبكهاي عظيم از سازمانها را بهوجود ميآورند. اين مقاله ابتدا به تشريح سازمان مجازي و ويژگيهاي آن پرداخته و سپس به بررسي انواع متداول ساختار در اين سازمانها و كاركرد آنها در بازارهاي آينده ميپردازد.
●مقدمه
هر سازمان، چيزي بيش از مجموعه فرآوردهها و خدمات است. سازمانها، جوامعي انساني هستند كه مانند هر جامعه ديگري داراي ساختار، فرهنگ، قوانين و روابط خاص خود است. در دهههاي گذشته به دليل توجه صاحبان توليد به سود و افزايش توليد، سازمانها بيشتر به صورت مكانيكي و مقررات خشك سازماندهي، اداره ميشدند و اغلب داراي ساختاري ثابت بودهاند.
امروزه تغييرات گسترده و پيشرفتهاي بهدست آمده در عرصه تكنولوژي اطلاعاتي چنددهه گذشته، ضرورت تجديدنظر در مسائل مختلف ازجمله ساختارهاي سازماني را اجتنابناپذير كرده است. به كارگيري تكنولوژي اطلاعاتي نظير اينترنت، پست الكترونيك و همچنين فراگير شدن استفاده از كامپيوتر و شبكههاي كامپيوتري و ارتباطات كلامي و تصويري مستقيم بدون درنظر گرفتن فاصلهها، باعث شده تا شكلهاي سازماني جديد پا به عرصه وجود بگذارد كه ماهيتي كاملاً متفاوت با سازمانهاي سنتي، بزرگ و ديوانسالاري دارند.
از سازمانهاي مجازي تعاريف متعددي ارائه شده است. انجمن حسابداران مديريت كانادا معتقد است كه انعطاف تنها ويژگي سازمان مجازي است. چارلز هندي معتقد است كه در سازمانهاي مجازي، لازم نيست همه افراد در يك مكان حضور داشته باشند تا بتوانند خدمات خود را عرضه كنند. سازمان وجود دارد ولي شما آن را نميبينيد، آن يك شبكه است نه يك دفتر. (چارلز هندي - 1991)
ديونپورت اعتقاد دارد كه: سازمان مجازي بسياري از فعاليتهاي خود را از منابع خارجي تامين ميكند و ساختاري بهوجود ميآورد كه در آن به جاي انجام وظايف سنتي در هر واحد داخلي، واحدهاي خارجي عهدهدار انجام آن وظايف ميشوند(FRANK .2001)
بحث سازمانهاي مجازي براي اولين بار توسط موشيويتز(MOWSHOWITZ) به صورت بحث كاملاً آكادميك در سال 1986 ارائه شد. بعد از وي، محققان ديگر به بحثهاي متنوع از مفهوم سازمانهاي مجازي پرداختند كه بهطور مثال ميتوان به بحثهاي شركتهاي مجازي توسط فگل و كولدمان، عملكرد مجازي توسط هارديگر و كارخانجات مجازي توسط مكآفي و آبتون نام برد.(2001FRANK )
همه اين محققان، تكنولوژي اطلاعاتي و ارتباطي را به عنوان يك پيشنياز و يا حتي مغز الگوي سازماني مجازي معرفي كردهاند. در سال 1997، ميوز دو جهت اصلي «شرايط بازار درحال تغيير و قابليت انعطاف براي حركت» را براي حركت به سوي سازمانهاي مجازي مشخص ساخت. بهطوركلي، در تحقيقات مختلفي كه توسط دانشمندان در گذشته و حال درمورد سازمانهاي مجازي ارائه شده است، همگي بر اين اعتقاد هستند كه سازمانهاي جديد قابل رؤيت نيستند. از اين پس لازم نيست كه همه افراد موردنياز در يك زمان و يك مكان جمع شوند تا كار معيني انجام شود. امروزه زمان و مكان به همديگر وابسته نيستند. اين سازمانها براي اجراي يك پروژه در ظرف زماني معين از گروههاي مختلف در اقصي نقاط جهان استفاده ميكنند. روز به روز شمار كساني كه ازطريق تلفن، دورنويس و شبكههاي جهاني اينترنتي ميتوانند با هم كار كنند بيشتر و رايجتر ميشود. اگر قرار باشد كه اطلاعات ماده اوليه كار باشد، بنابراين، دليلي ندارد كه جايگاه معيني براي تجمع افراد ايجاد شود. از اين گذشته، سازمانها ديگرر ضرورتي براي استخدام افراد حس نميكنند، زيرا اصل انجام كار مهم است. اين سازمانها همواره ميل دارند تاحدودي از بند سلسله مراتب سازماني رها شوند و ساختاري نرمشپذير و كاركناني مبتكر و نوآور داشته باشند.
●ساختار سازمانهاي مجازي
در سازمانهاي مجازي عامل مهمي كه مجازي بودن را تعيين ميكند، واگذاري فعاليتها به سازمانهاي ديگر و تامين خدمات و كالا با همكاري واحدهاي خارجي و اتحاد با آنهاست. هر قدر اين واگذاري گستردهتر باشد، سازمان به سوي مجازي شدن بيشتر حركت خواهدكرد. سازمانهايي با ساختار شبكهاي(NETWORK STRUCTURE) و سازمانهاي بدون مرز(BARRIER-FREE) نمونهاي متفاوت از مقولهاي واحد به نام سازمان مجازي هستند. (نمودار شماره يك) در سازمانهاي شبكهاي، ساختار سازماني حالت دائم نداشته و ميتواند براساس نيازهاي احساس شده، شكلهاي مختلفي به خود بگيرد و شركاي جديدي را به كار دعوت كند. در اين نوع ساختار، دسترسي به بازارهاي بينالمللي آسان ميشود و از آنجايي كه هريك از شركا بهترين صلاحيتها و تخصصها را به سازمان شبكهاي ميآورد، مجموعهاي از بهترينها ايجاد ميشود. اما سازمان بدون مرز كه برخي از نويسندگان، آن را سازماني بدون ساختار ناميدهاند، به زعم بيساختاري نياز محيط امروز است. در اين شيوه برخورد، سازمان با انعطاف كامل شكلي پيدا ميكند كه متناسب با شرايط متحول است و امكان عمل در دورههاي كوتاهمدت را نيز دارد. سازمانهاي موثر هر روز بايد به شكل تازه درآيند و در اين فرايند ساختار سازماني مهم نيست بلكه مديران بايد بتوانند مشتركاً با افراد مستعد و هوشمند بهكار بپردازند و افرادي را كه از سازمانها و واحدهاي مختلف آمدهاند را با يكديگر همراه و هماهنگ سازند و سازمانهاي موفقي بهوجود آورند. (الواني 1377)
نمودار 1 : عوامل سوقدهنده به سوي سازمان مجازي، ميوز 1997 (2001FRANK )
●بازارهاي آينده
هر انقلاب تكنولوژيك تغييراتي عميق در صنعت ايجاد كرده است. موفقيت در عرصه اينترنت با بازنگري در مدلهاي رايج كسبوكار و تجارت و اعمال تغييرات بنيادي در سازمانها منجر ميشود. اينترنت به لحاظ سرعت فوقالعادهاش همانند انقلاب صنعتي، اما با سرعتي ده برابر آن درحال رشد است، اينترنت باعث دگرگوني در بازار و تمايلات مشتريان شده است. در اين شرايط، مشتريان براي خريد و انتخاب نوع جنس ديگر نيازي به مراجعه به مراكز فروش و صرف وقت طولاني براي بهدست آوردن اجناس موردعلاقه خود ندارند. درضمن در اين نوع بازارها، مشتريان توانايي سفارش اجناس متناسب با نياز و علاقه خود در زمان و مكان معين را دارا هستند. در عصر حاضر پارامتر بازدارنده فاصله و مليت ميان توليدكننده و مشتري از ميان برداشته شده و علايق و خواست مشتريان، مرزهاي بينالمللي را در نورديده و به عنوان يك فرصت در اختيار مديران سازمانها در سرتاسر جهان قرارگرفته است. در اين شرايط، سازمانهاي مجازي كه موجوديت خود را بهوسيله سيستمهاي پيشرفته ارتباطي و اطلاعاتي بهدست آورده، فعاليتهاي گروههاي مختلف موجود در خود را متناسب با نيازهاي ارائه شده ازطرف مشتريان سازماندهي ميكند. سازمان همواره پذيراي سفارشات خاص مشتريان خود در سرتاسر جهان است كه براي برآورد اين سفارشات همواره درحال همكاري با رقبا و همكاران خود است.
●نتيجهگيري
سازمان مجازي نوع جديدي از سازمانهاي جديد است كه متناسب با شرايط محيطي آينده طراحي شده است. امروزه به لحاظ گسترش و پيشرفت تكنولوژي ارتباطي و اطلاعاتي، نوع جديدي از سازمانها با مشخصات جديد و ساختار كاملاً منعطف موردنياز است. در اين نوع سازمانها، نقش نيروي انساني بيش از پيش نمايان ميشود. سازمان بسياري از فعاليتهاي خود را به ديگر سازمانها واگذار كرده و خود نقش ناظر و هماهنگكننده را ايفا ميكند كه در اين حالت سازمان نياز به نيروي انساني نوآور فعال و باانگيزه بيشتر خود را نمايان ميسازد. ساختار اين سازمانها اغلب به دو صورت شبكهاي و بدون مرز است. از خصوصيت مشترك اين ساختارها ميتوان به نداشتن شكل دائمي در ساختار و فرد محوري در اين سازمانها اشاره كرد. بهطوركلي براي سازمانهاي مجازي، صاحبنظران چند خصوصيت مشترك تعريف كردهاند كه عبارتند از:
●واگذاري بسياري از امور به واحدهاي بيرون از سازمان؛
●وجود شبكههاي ارتباطي كامپيوتري ميان بخشها و واحدهاي مختلف؛
●مرزهاي سازماني نامشخص و منعطف؛
●وجود كاركناني متخصص، نوآور و فعال در سازمان و آموزش مداوم كاركنان؛
●استفاده عمده از شبكه اينترنت براي عرضه محصولات و ارتباط مستقيم با مشتريان.
منابع:
- الواني، مهدي، سازمان مجازي، مديريت دولتي، شماره 41 و 42، ص 1، تهران، انتشارات سازمان مديريت دولتي، پاييز و زمستان 1377.
- هندي، چارلز، (1370)، آينده غير از گذشته است، سازمان فردا، تهران، انتشارات سازمان مديريت صنعتي، ص 283
DUTTA,S. (JUNE/JULY 0002), FUTHER MARKET, DEUTSCHLAND, FRANCH:- INSID UNIVERSITY.
FRANK, J,U. (1002), THE CONCEPT OF VIRTUAL WEB ORGANIZATION AND- ITS IMPLICATIONS ON CHANGING MARKET CONDITIONS. (COMPUTER ation.net)zPROGRAM). AVAILABLE AT (www.virtual organi
●مهدي رسول زاده: كارشناس ارشد مديريت
منبع: